Sabrina Jötzlaff

Die Anforderungen unserer Kunden
bestimmen unsere Lösungen

Was wir bieten

Um den Personalstand flexibel den Marktgegebenheiten anpassen zu können, sind viele verschiedene Personaldienstleister, unzählige Ansprechpartner und ein hoher operativer Aufwand nötig. Dies kostet jedem Unternehmen viele Ressourcen im HR-Bereich, die dann für das eigentliche Kerngeschäft fehlen.

Seit über 10 Jahren übernehmen wir erfolgreich für unsere Kunden operative Aufgaben und steigern so die Effizienz im Bereich der Personalbeschaffung. Als der Premium Managed Service Provider im deutschen Markt sind wir führend im Bereich MSP. Wir verstehen MSP als kontinuierlichen Optimierungsprozess, in dem wir unsere Kunden sowohl in strategischen als auch in operativen Fragestellungen beraten und dazu maßgeschneiderte Lösungen anbieten.

Neutralität schafft Vertrauen

Durch unsere absolute Gleichbehandlung schaffen wir im Netzwerk der beteiligten Personaldienstleister uneingeschränktes Vertrauen. Bei der Steuerung der Personaldienstleister unserer Kunden haben wir klare Strukturen, dokumentieren alle Entscheidungen und schaffen dadurch größtmögliche Transparenz für alle Beteiligten.  Gleichzeitig achten wir streng darauf, allen beteiligten Personaldienstleistern ihre unternehmerische Freiheit zu lassen. Dabei bleiben wir stets der Partner unserer Kunden, mit denen wir gemeinsam die wirtschaftlichen und organisatorischen Ziele definieren und umsetzen.

Wir schaffen
Freiräume

Wir übernehmen sämtliche operativen Prozesse von der Stellenausschreibung bis zum Austritt einer temporär beschäftigten Person. Als Spezialisten analysieren, optimieren und dokumentieren unsere ausgebildeten HR-Berater alle Prozesse. So schaffen wir höchste Standards für unsere Kunden. Dabei behalten wir den Blick auf die kurzfristigen und spezifischen Herausforderungen im täglichen Miteinander. Insbesondere im Abbilden von komplexen Vergütungs- und Abrechnungsprozessen, attestieren uns unsere Kunden eine herausragende Expertise. Damit schaffen wir für unsere Kunden erhebliche Freiräume und steigern gleichzeitig die Qualität im komplexen Umfeld der Arbeitnehmerüberlassung!

Transparenz durch speziell entwickeltes Vendor Management System

Wir entwickeln mit unserer IT unser eigenes Vendor Management System permanent weiter. Damit setzen wir schnell und kostenoptimiert maßgeschneiderte Lösungen um und sind darüber hinaus in der Lage, Prozessanpassungen kurzfristig im System umzusetzen.

Innovation und Digitalisierung treiben unsere Teams an. Mit dem eigenen Systemzugang bieten wir unseren Kunden 100%ige Transparenz zu sämtlichen Prozessen und zugleich Zugang zu differenzierten Reports.

Rechts­sicherheit und Compliance

Durch unsere detailliert beschriebenen und bis zum Ende durchdachten Prozesse sowie durch die abgebildeten automatisierten Workflows bieten wir bestmögliche Rechtskonformität. Die kundeneigenen Compliance-Regeln fließen in die Prozessbeschreibungen ein und finden im operativen Miteinander durchgängige Beachtung.

Ihre Vorteile im Überblick

  • Einsparung bei operativen Prozessen bei gesteigerter Produktivität
  • Strategische HR-Experten für die Arbeitnehmerüberlassung garantieren Rechtssicherheit
  • MSP als neutrale Schnittstelle zwischen Entleiher und Verleihern sorgt für fairen Wettbewerb zwischen den Personaldienstleistern
  • Transparenz durch Einsatz moderner Software
  • Kontinuierliche Prozessoptimierung

Unsere Leistungen

Personal­planung

Von der offenen Stelle über das Onboarding bis zum Einsatzende der Zeitarbeitnehmer stehen wir beratend zur Seite. Wir überprüfen die aktuelle Marktsituation und sind mit unserer Erfahrung in der Lage, schon weit im Voraus organisatorisch zu unterstützen:

Qualifizierung

Nach einer Bedarfsanalyse koordinieren wir gemeinsam mit Bildungsträgern und Kunden Qualifizierungsmaßnahmen, um gezielt Kandidaten auf einen späteren Einsatz vorzubereiten. Daneben begleiten wir den Auswahlprozess zu den Qualifizierungsmaßnahmen und betreuen die Kandidaten während einer solchen Maßnahme, um einen adäquaten Einsatz nach Abschluss sicherzustellen.

Hospitanten

Wenn von Personaldienstleistern vorgeschlagene Kandidaten fachbezogen „Luft schnuppern“ möchten und sich für einen Einsatz beim Kunden interessieren, dann begleiten wir diese Hospitationen und sorgen dafür, dass ein späterer Einsatz im Unternehmen erfolgreich starten kann.

Briefing-Gespräch

Nach Erhalt der Personalanforderung gehen wir in ein strukturiertes Briefing-Gespräch mit der anfordernden Führungskraft. In diesem Gespräch werden Stelleninhalte besprochen und Auswahlkriterien festgelegt. Zudem informieren wir die Führungskraft über aktuelle Besetzungschancen und die nächsten Schritte im Beschaffungsprozess.

Stellenausschreibung

Aus den Inhalten der Personalanforderung sowie den Informationen des Briefing-Gesprächs entwerfen wir die Stellenausschreibung, die zeitgleich allen lieferberechtigten Personaldienstleistern über unser VMS-Tool zur Verfügung gestellt wird.

Kandidaten-Vorauswahl

Alle eingehenden Kandidatenvorschläge werden von unseren Recruitern im Detail nach den vorher definierten Kriterien geprüft und entsprechend der Eignung für den weiteren Prozess vorgesehen. Geeignete Kandidaten werden übersichtlich an die anfordernde Führungskraft zur Prüfung und Auswahl weitergeleitet. Die Personaldienstleister können dabei zu jeder Zeit einsehen, in welchem Status sich ihre vorgeschlagenen Kandidaten befinden.

Wunschkandidaten

Sofern Kandidatenvorschläge über andere „Wege“ als über die Personaldienstleister ins Unternehmen kommen, legen unsere Kunden Compliance-Regeln fest, um 100%ige Transparenz einzuhalten. Wir beachten diese Regeln und dokumentieren entsprechend. Die Vorgehensweise dazu klären wir im Vorfeld mit den Kandidaten, Fachbereichen und Personaldienstleistern.

Auswahlinterview

Nach der Vorauswahl durch den Fachbereich koordinieren wir das Auswahlinterview und begleiten das Gespräch auf Wunsch sowohl in der Vorbereitung, als auch in der Durchführung und Nachbereitung.

Personal­beschaffung

Die Beschaffung von Zeitarbeitnehmern begleiten wir durchgängig und nehmen unseren Kunden damit viel Arbeit ab und das in höchster Qualität. Zeit spielt für die optimale Stellenbesetzung eine wichtige Rolle und der respektvolle Umgang mit den Kandidaten erfordert ebenfalls eine schnelle Rückmeldung sowie bestmögliche Transparenz. Auch diesbezüglich sind wir Experten:

Eintritt eines Zeit­arbeitnehmers

Nach der Auswahl eines Kandidaten begleiten wir unterschiedliche Kundenprozesse. Dabei sorgen wir für Verlässlichkeit und Professionalität, die unseren Kunden die Sicherheit für die Einhaltung ihrer Standards gibt:

Betriebsratsanhörung

Wir entlasten die Unternehmen in der administrativen Umsetzung der Anhörung beim Betriebsrat. Dazu bereiten wir sämtliche notwendigen Unterlagen vor, die im Unternehmen standardmäßig notwendig sind.

Sicherheitsüberprüfung

Falls für Unternehmen Sicherheitsüberprüfungen notwendig sind und/oder es im Unternehmen exportkontrollrechtliche Regeln einzuhalten gilt, sind wir auch hier kompetenter Ansprechpartner. Schon während der Beschaffungsphase holen wir die notwendigen Informationen ein und leiten alle erforderlichen Schritte zum Beauftragungsprozess ein.

Vertragserstellung

Wir erstellen für die Unternehmen und die beteiligten Personaldienstleister frist- und formgerecht die erforderlichen Einzelarbeitnehmerüberlassungsverträge. Dabei können sich unsere Kunden auf die Einhaltung der gesetzlichen Regelungen 100%ig verlassen. Mit unserem VMS-Tool sorgen wir auch hier für Schnelligkeit und Transparenz.

Eintrittsinformationen

Rechtzeitig vor Eintritt eines neuen Zeitarbeitnehmers organisieren wir alles. Unterschiedliche Bereiche werden informiert, Werkzeuge oder sonstige Arbeitsmittel bereitgestellt und insgesamt sorgen wir dafür, dass neue Mitarbeiter gut im Unternehmen eingeführt werden.

Onboarding

Wir kümmern uns darum, dass sich die neuen Zeitarbeitnehmer auch am ersten Arbeitstag im Unternehmen gut einfinden. Wir stellen beispielsweise die Unternehmenspräsentation vor, führen allgemeine Sicherheitsbelehrungen durch und begleiten sonstige erforderliche Formalitäten.

Datenerfassung
Stammdatenänderung

Wir erfassen Stammdatenänderungen der eingesetzten Zeitarbeitnehmer in allen Systemen und informieren die relevanten Schnittstellen.

Organisatorische Veränderungen

Für eingesetzte Zeitarbeitnehmer wickeln wir organisatorische Abteilungswechsel ab, unter Berücksichtigung rechtlicher Gegebenheiten.

Lieferantenwechsel

Sofern es erforderlich ist, dass ein Zeitarbeitnehmer einen neuen Personaldienstleister als Arbeitgeber auswählt, führen wir die notwendigen Schritte nach Kundenfreigabe durch und garantieren damit einen für alle Beteiligten transparenten Ablauf.

Stellenverlängerungen

Wir übernehmen die komplette Abwicklung bei möglichen Einsatzverlängerungen. Dabei behalten wir das Höchstüberlassungsdatum stets im Blick.

Verrechnungspreise
Einmalzahlungen/Prämien

Wir koordinieren und setzen die administrative Abwicklung von Einmalzahlungen um. Dabei garantieren wir allen Beteiligten höchste Transparenz unter Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen.

Verrechnungs­preisänderungen

Wir übernehmen die Einsteuerung, Validierung und vertragliche sowie systemtechnische Umsetzung von Verrechnungspreisänderungen. Dabei unterscheiden wir zwischen individuellen Änderungen, welche sich für einzelne Zeitarbeitnehmer ergeben und allgemeinen Erhöhungsrunden (z.B. Tariferhöhungen).

Arbeits-und Gesundheitsschutz
Vorsorge

Sowohl im Beauftragungsprozess als auch im weiteren Einsatz sorgen wir für eine vollwertige Unterstützung bezogen auf die arbeitsmedizinische Vorsorge. Wir stellen dazu die Gefährdungsbeurteilung den Personaldienstleistern zur Verfügung und begleiten die Abwicklung, Nachverfolgung und Dokumentation der arbeitsmedizinischen Vorsorge.

Arbeitskleidung

Sofern die benötigte Arbeitskleidung für den Zeitarbeitnehmer nicht durch das Unternehmen vollständig oder teilweise kostenfrei zur Verfügung gestellt wird, unterstützen wir bei der Vorgehensweise zur Bereitstellung der Arbeitskleidung.

Unfallerfassung

Im Falle eines Arbeitsunfalls koordinieren wir die weitere Vorgehensweise. Wir vermitteln zwischen dem Unternehmen und den Personaldienstleistern und sorgen dafür, dass die entsprechenden Unfallmeldungen durchgeführt werden. Bei notwendigen Arbeitsplatzbegehungen unterstützen wir ebenfalls aktiv vor Ort.

Notfallmanagement

Leider lässt es sich nicht vermeiden, dass auch bei den eingesetzten Zeitarbeitnehmern Unvorhergesehenes eintritt. Über unsere Notfall-Hotline sind wir 24 Stunden an 7 Tagen in der Woche für solche Fälle erreichbar. Unsere Mitarbeiter wissen, was im Notfall zu tun ist und veranlassen die weiteren Maßnahmen.

Einsatzende
Austritt/Kündigung

Endet der Einsatz eines Zeitarbeitnehmers, so übernehmen wir die komplette Koordination und Umsetzung des Austritts unter Berücksichtigung gesetzlicher und betrieblicher Rahmenbedingungen.

Übernahme Stamm

Sehen interne Regularien eine Überprüfung zur Übernahme befristet eingesetzter Zeitarbeitnehmer in ein Stammarbeitsverhältnis vor, unterstützen wir auch in diesem Bereich. Auf unser Reporting ist Verlass! So begleiten wir unsere Kunden ganz eng bis zur Entscheidung, unter Berücksichtigung des Höchstüberlassungsdatums.

Beurteilungen

Für die benötigten Arbeitszeugnisse, für ausscheidende Zeitarbeitnehmer ihres jeweiligen Arbeitgebers, unterstützen wir die Kunden bei der Einholung der notwendigen Informationen aus den Einsatzbereichen. Dies erledigen wir in einem sehr strukturiert geführten Prozess, der die Effizienz im Unternehmen steigert.

Sonstige
Dienstreisen

Wir unterstützen administrativ die Abrechnung von Dienstreisekosten unter Berücksichtigung interner Unternehmensrichtlinien. Mit unserem VMS-Tool schaffen wir Transparenz und können bei Bedarf auch die Reisekostenprüfung sowie -auszahlung übernehmen.

Betreuung und Einsatz­verwaltung

Während des Beschäftigungszeitraums der Zeitarbeitnehmer gibt es operative Aufgaben, die wir selbstverständlich professionell begleiten. Von Standardprozessen bis hin zu individuellen Projekten und Fragestellungen stehen wir unseren Kunden zur Seite:

Lieferanten­management

Neben der individuellen Betreuung der Zeitarbeitnehmer arbeiten wir eng mit den Personaldienstleistern zusammen. Lieferantenmanagement bedeutet für uns mehr als nur Verwaltung:

Testen neuer Personaldienstleister

Sofern Bedarf an neuen Personaldienstleistern besteht, begleiten wir unsere Kunden schon im Auswahlverfahren. Gerne übernehmen wir das Testen der Personaldienstleister, bei denen wir insbesondere auf ihre Stärken in Bezug auf die Passgenauigkeit der Kandidatenprofile achten.

Bonitätsprüfung

Für die wirtschaftliche Identifizierung der Personaldienstleister führen wir regelmäßige Bonitätsprüfungen durch. Dies ermöglicht es, frühzeitig finanzielle Risiken und eine drohende Insolvenz zu erkennen und rechtzeitig Lösungswege zu finden. Darüber hinaus kann u.a. damit einer möglichen Subsidiärhaftung rechtzeitig vorgebeugt werden.

Aufnahme neuer Personaldienstleister

Sobald sich der Kreis an lieferberechtigten Personaldienstleistern erweitern soll, unterstützen wir in allen administrativen Punkten, von der Aufnahme in die Systeme bis hin zur Vertragserstellung.

Änderung der Stammdaten von Personaldienstleistern

Kommt es zu Änderungen bei den Personaldienstleistern (z.B. Adress-, Bank- oder Namensänderung, Fusionierung, etc.), wickeln wir alle notwendigen Schritte ab und halten unseren Kunden frei von entsprechenden Folgeaktionen.

Ausphasen/Sperren von Personaldienstleistern

Sofern es zur Kündigung des Vertragsverhältnisses mit einem Personaldienstleister kommt, übernehmen wir die administrative Abwicklung und leiten die notwendigen Folgemaßnahmen ein.

Kommunikation

Sämtliche Informationen (z.B. betriebliche Regelungen, Betriebsruhe, Streiks etc.), die den Personaldienstleistern kommuniziert werden sollen, werden strukturiert und nachhaltig über unser VMS-Tool zugänglich gemacht.

Ermittlung Kostenvorschau

Gesetzliche Regelungen, Tarifverträge und/oder betriebliche Regelungen haben Einfluss auf die Bildung von Verrechnungspreisen. Wir sind in der Lage, selbst komplexe Preisbildungen mit unterschiedlichen Einflussfaktoren automatisch zu ermitteln und abzubilden. Darüber hinaus erhalten wir über eine Schnittstelle regelmäßig die zeitwirtschaftlichen Daten der eingesetzten Zeitarbeitnehmer. Die aufbereiteten Zeitdaten bewerten wir mit den Stundensätzen der Zeitarbeitnehmer. Auch individuelle Entgeltbestandteile können wir ermitteln und bewerten. Zum Monatsabschluss errechnen wir für jeden Personaldienstleister die konkreten Verrechnungspreise und stellen ihm diese in der sogenannten Kostenvorschau zum Download bereit.

Sammelrechnung

Die Kostenvorschauen aller Personaldienstleister fassen wir in der Sammelrechnung unter unserem Namen zusammen. Somit erhalten unsere Kunden nur eine Rechnung mit einer Gesamtsumme. Dazu erhalten sie eine Batch-Input-Datei mit allen Details, die für die Verbuchung im Kundensystem notwendig sind. So sparen sie sich Einzelbuchungen.

Auskehrung der Rechnungsbeträge

Wir sind als Rechtsdienstleister beim zuständigen Amtsgericht registriert. Mit dieser Lizenz sind wir berechtigt, innerhalb des Sammelabrechnungsverfahrens die Rechnungssummen zu vereinnahmen und an die Personaldienstleister auszukehren.  Dieser Prozess läuft automatisiert und sorgt für einen verlässlichen Geldfluss.

Sammel­abrechnungs­verfahren

Zur Betreuung der Personaldienstleister gehört für uns auch die Begleitung des kompletten Abrechnungsprozesses. Spätestens mit der Umsetzung der Reform zum Arbeitnehmerüberlassungsgesetz im Jahr 2017 ist der Vergütung von Zeitarbeitnehmern und somit der Ermittlung der Verrechnungspreise eine sehr hohe Bedeutung zugekommen:

Reporting & Analysen

Unterstützt durch unsere IT-Tools stellen wir ein professionelles und an die Bedürfnisse unserer Kunden ausgerichtetes Reporting zur Verfügung. Mit dem Reporting schaffen wir die notwendige Transparenz und sind zusätzlich in der Lage, Prozesse zu analysieren. Die individuellen Kunden-Standards bilden wir dabei in einem Dashboard ab. Zusätzlich bereiten wir Reports bedarfsbezogen auf Anforderung vor:

Einsatz-Report

Wir reporten über die Zeitarbeitnehmer, die im Einsatz sind oder waren (z.B. laufende, gestartete und beendete Einsätze, Befristungen, Austrittsgründe, Übernahmen, Einsatzdauer etc.)

Vakanzen-Report

Mit dem Blick auf die zu besetzenden Positionen reporten wir regelmäßig (z.B. offene Stellen, Besetzungsdauer, Erfolgsquoten, etc.)

Umsatz-Report

Wir berichten zu getätigten Umsätzen aus Arbeitnehmerüberlassung und erstellen auf Wunsch Forecast-Simulationen (z.B. Kostenvergleiche, Summen je Kostenstelle oder Personaldienstleister, Lohnartenreport etc.).

Lieferantenperformance

Personaldienstleister haben ebenso wie unsere Kunden Interesse an der eigenen Performance. Wir versorgen die Personaldienstleister mit objektiven Informationen und unterstützen so die Steigerung ihrer Performance.

Prozessberatung und Optimierung

Wir stehen im ständigen Dialog mit unseren Kunden und analysieren fortwährend die besprochenen und beschriebenen Prozesse. Die Prozessoptimierungen und neue Themen werden von uns erfasst und nach Absprache umgesetzt. Dadurch entwickeln wir die Themen zur Arbeitnehmerüberlassung, unter Beachtung regionaler Anforderungen, kontinuierlich weiter.